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Project Manager (f/m/x)

Permanent employee, Full-time · Wien
35,000 € per year
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Your mission
An exciting opportunity for organisational talents with a passion for democracy.

We are hiring an experienced and passionate Project Manager who will be responsible for the successful planning, organisation and implementation of key conferences and events during the Democracy Year under the lead of the Democracy Year and Event manager. In supporting capacity, contributions to EU Projects (like SCALEDEM) are also part of the portfolio.

In your role, you will be responsible for:
  • Planning and implementation of international events
  • Initiation and coordination of communication activities (website, social media, mailings, conference materials)
  • Event logistics (venue, catering, travel, accommodation, visa applications) 
  • Co-planning and monitoring of project timelines
  • Tracking project costs to meet budget requirements, including accounting 
  • Initiating new partnerships and active stakeholder management within the partner network
  • Managing cooperation with vendors and suppliers 
  • Participation management & database maintenance
  • Collaborating with conference partners, tracking their requirements and delivering accordingly
  • Organising the preparation of the venue and associated tasks
  • Reporting & Evaluating
Your profile
  • A minimum of 2 years experience in project management with a focus on event management
  • A “sixth sense” for the details that make great events (on-site, online, hybrid)
  • Flexible and solution-oriented mindset, able to adjust plans as needed and handle unexpected situations
  • Being a natural organiser with an eye for detail and an affinity for structure
  • Experience with coordinating international stakeholders
  • Passion for the empowerment of engaged citizens
  • Can-do, hands-on attitude
  • Well organised and good team player
  • Intercultural competencies & communication skills
  • Full professional proficiency in English, ideally also German
  • International work experience
  • Experience with grant-giving organisations
  • An asset: experience in fundraising, grant and proposal writing, further European language skills
Why us?
We will provide you with an international working environment, a passionate team, a timely cause and great content. In addition, you will profit from:
  • Chance to travel and capture our events
  • Personal development opportunities
  • Hybrid work schedule
  • Supportive team of people passionate about democracy 
  • Flexible work hours: full-time (38,5h/week)
  • Salary: EUR 35,000 gross per year (full-time basis)
  • Start date: as soon as possible, April 2025 latest
  • Place of work: Vienna
We are an equitable opportunity employer. We believe that having in-house employees from a diverse range of backgrounds enhances our ability to meet our mission of making political innovation accessible for all. All applicants will be considered for employment regardless of background. We strongly encourage applications from all qualified persons, in particular people of colour, refugees, women, non-binary persons, members of the LGBTQIA+ community, people with disabilities, and other members of underrepresented and marginalised groups.


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About us
ECoD gemeinnützige GmbH (ECoD NPO) was founded in 2021 by the Innovation in Politics Institute, an independent and non-partisan organisation that identifies, develops and implements innovations in the private and public sector in order to strengthen democracy in Europe.

As a non-profit organisation, ECoD NPO’s mission is to promote democratic governance and to strengthen social cohesion by fostering and expanding participation and awareness across the Council of Europe member states. 

For this purpose, a European Capital of Democracy is designated every year - Barcelona in 2023/24 and Vienna in 2024/25. In cooperation with civil society and citizens, the title-holding city organises and implements a Democracy Year, featuring a wide range of activities and events. 
Deine Aufgaben
Eine spannende Gelegenheit für Organisationstalente mit einer Leidenschaft für Demokratie.

Wir suchen einen erfahrenen und leidenschaftlichen Projektmanager, der unter der Leitung des Leiters für Demokratiejahr und Veranstaltungen für die erfolgreiche Planung, Organisation und Durchführung wichtiger Konferenzen und Veranstaltungen während des Demokratiejahres verantwortlich ist. In unterstützender Funktion gehören auch Beiträge zu EU-Projekten (wie SCALEDEM) zum Aufgabenbereich.

In Ihrer Rolle sind Sie verantwortlich für:
  • Planung und Durchführung internationaler Veranstaltungen
  • Initiierung und Koordination von Kommunikationsaktivitäten (Website, soziale Medien, Mailings, Konferenzmaterialien)
  • Veranstaltungslogistik (Veranstaltungsort, Catering, Reisen, Unterkunft, Visumanträge)
  • Mitplanung und Überwachung der Projektzeitpläne
  • Überwachung der Projektkosten zur Einhaltung der Budgetvorgaben, einschließlich Buchhaltung
  • Initiierung neuer Partnerschaften und aktives Stakeholder-Management innerhalb des Partnernetzwerks
  • Kooperationsmanagement mit Anbietern und Lieferanten
  • Teilnahmemanagement und Datenbankpflege
  • Zusammenarbeit mit Konferenzpartnern, Verfolgung ihrer Anforderungen und entsprechende Umsetzung
  • Organisation der Vorbereitung des Veranstaltungsortes und der damit verbundenen Aufgaben
  • Berichterstattung und Evaluierung
Dein Profil
  • Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Projektmanagement mit Schwerpunkt auf Eventmanagement
  • Ein „sechster Sinn“ für die Details, die großartige Veranstaltungen ausmachen (vor Ort, online, hybrid)
  • Flexible und lösungsorientierte Denkweise, die in der Lage ist, Pläne bei Bedarf anzupassen und unerwartete Situationen zu bewältigen
  • Ein Organisationstalent mit einem Auge fürs Detail und einer Affinität für Strukturen
  • Erfahrung in der Koordination internationaler Interessengruppen
  • Leidenschaft für die Stärkung engagierter Bürger
  • Anpackende, praktische Einstellung
  • Gute Organisation und Teamfähigkeit
  • Interkulturelle Kompetenzen und Kommunikationsfähigkeiten
  • Sehr gute Englischkenntnisse, idealerweise auch Deutschkenntnisse
  • Internationale Arbeitserfahrung
  • Erfahrung mit Organisationen, die Zuschüsse vergeben
  • Von Vorteil: Erfahrung im Fundraising, im Verfassen von Zuschüssen und Anträgen, weitere europäische Sprachkenntnisse
Warum wir?
Wir bieten Ihnen ein internationales Arbeitsumfeld, ein engagiertes Team, ein zeitgemäßes Anliegen und großartige Inhalte. Darüber hinaus profitieren Sie von:
  • der Möglichkeit zu reisen und unsere Veranstaltungen festzuhalten
  • persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten
  • einem hybriden Arbeitsplan
  • einem unterstützenden Team von Menschen, die sich für Demokratie begeistern
  • flexiblen Arbeitszeiten: Vollzeit (38,5 Std./Woche)
  • Gehalt: 35.000 EUR brutto pro Jahr (Vollzeitbasis)
  • Eintrittsdatum: so bald wie möglich, spätestens April 2025
  • Arbeitsort: Wien
Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Wir sind der Meinung, dass interne Mitarbeiter mit unterschiedlichem Hintergrund uns dabei unterstützen, unsere Mission, politische Innovation für alle zugänglich zu machen, zu erfüllen. Alle Bewerber werden unabhängig von ihrem Hintergrund für eine Anstellung berücksichtigt. Wir ermutigen ausdrücklich alle qualifizierten Personen, sich zu bewerben, insbesondere People of Colour, Geflüchtete, Frauen, nicht-binäre Personen, Mitglieder der LGBTQIA+-Community, Menschen mit Behinderungen und andere Mitglieder unterrepräsentierter und marginalisierter Gruppen.

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Über uns
Die ECoD gemeinnützige GmbH (ECoD NPO) wurde 2021 vom Innovation in Politics Institute gegründet, einer unabhängigen und überparteilichen Organisation, die Innovationen im privaten und öffentlichen Sektor identifiziert, entwickelt und umsetzt, um die Demokratie in Europa zu stärken.

Als gemeinnützige Organisation hat ECoD NPO die Aufgabe, demokratische Regierungsführung zu fördern und den sozialen Zusammenhalt zu stärken, indem sie die Beteiligung und das Bewusstsein in den Mitgliedstaaten des Europarats fördert und ausbaut. 

Zu diesem Zweck wird jedes Jahr eine Europäische Hauptstadt der Demokratie ernannt – Barcelona in den Jahren 2023/24 und Wien in den Jahren 2024/25. In Zusammenarbeit mit der Zivilgesellschaft und den Bürgern organisiert und veranstaltet die Stadt, die den Titel trägt, ein Demokratiejahr mit einer Vielzahl von Aktivitäten und Veranstaltungen. 

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We look forward to meeting you!

We appreciate your interest in Demo GmbH. Please fill in the following short form. Should you have any difficulties in uploading your files, please contact us by mail at office@capitalofdemocracy.eu
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